Экономь налоги в коронакризис - Марат Самитов
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
Как защитить коммерческую информацию от налоговиков
Налоговая хочет получить информацию, которую вы не хотите разглашать. Можно ли как-то уберечь эту информацию и не показывать ее контролерам? Можно, но не всегда. В этом вам может помочь режим коммерческой тайны. В соответствии со статьей 4 закона 98-ФЗ от 29.07.2004 «О коммерческой тайне» вы можете отнести к тайне информацию, которую сами посчитаете нужным, за исключением сведений, перечисленных в статье 5 того же закона. Скажем сразу, это не панацея.
Согласно п. 1 ст. 6 того же закона, обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, обязан предоставлять ее органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления, но только по мотивированному требованию. Если вам пришло такое требование, проверьте, оформлено ли оно должным образом: оно должно быть оформлено на официальном бланке, иметь исходящий номер и дату отправления.
Если запрос прислали по почте, на конверте должен присутствовать штамп того органа, который его отправлял. Требование должно быть мотивированным. В нем должно быть четко прописано, для чего от организации требуют эту информацию. Должны быть четко сформулированы ссылки на проводимые контрольные мероприятия и конкретно определена требуемая информация.
Требование должно быть подписано уполномоченным должностным лицом. Если запрос не соответствует этим требованиям, его передали устно, по телефону или в форме обычного письма без обоснования, вы вправе его не исполнять. Требования, не оформленные должным образом, – это еще и ваш дополнительный козырь в суде. Как режим коммерческой тайны поможет защитить информацию? Дело в том, что ценная информация, которую вы хотите уберечь от налоговиков, может содержаться не только в ваших документах.
Налоговые органы могут получить ее в ходе опроса сотрудников или затребовав информацию у ваших контрагентов. И вот тут-то грамотно составленное Положение о коммерческой тайне может помочь. В Положении нужно прописать сведения, которые составляют коммерческую тайну (лучше сильно не конкретизировать, а ограничиться общими формулировками) и определить перечень лиц, которые к этим сведениям допущены.
Также прописать ответственность сотрудников за нарушение режима коммерческой тайны и ознакомить их с Положением. Если в компании разработано такое Положение, и сотрудники обязались не разглашать тайну, они, ссылаясь на этот запрет, могут не отвечать на вопросы налоговиков просто потому, что не имеют права и им грозит ответственность, в том числе и материальная. Если документы, касающиеся сделки с контрагентом, отнесены к коммерческой тайне, компания имеет право отказаться предоставлять их налоговому органу.
Поможет режим коммерческой тайны и при внезапном визите правоохранительных органов. Они без специальной санкции суда не имеют права изымать документы, составляющие коммерческую тайну. Поэтому важно позаботиться, чтобы на всех документах, составляющих тайну, а также на компьютерах и других носителях стоял гриф «Коммерческая тайна» с указанием наименования организации и места ее нахождения. Без такого грифа режим тайны будет считаться неустановленным. Но вот налоговиков гриф «Коммерческая тайна» не остановит.
В силу статьи 94 НК РФ налоговики имеют право проводить выемку нужных им документов и без решения суда. Ограничений, связанных с коммерческой тайной, для них нет. Но не все так безнадежно. Выемку документов они могут делать только на основании мотивированного постановления и только в тех случаях, когда вы либо не предоставили эти документы по требованию, либо есть реальная угроза уничтожения, замены или сокрытия этих документов с вашей стороны.
То есть для получения постановления на выемку налоговики должны обосновать такую необходимость, без этого разрешения им не выдадут. А веские причины и обоснования у них есть далеко не всегда. Поэтому налоговики часто идут более простым путем – привлекают сотрудников МВД, для которых таких ограничений нет. Но для них, в свою очередь, действует другое ограничение, о котором мы говорили выше: они не могут изъять информацию с грифом «Коммерческая тайна» без санкции суда.
Поэтому так важно заранее позаботиться о том, чтобы установить в организации режим коммерческой тайны с соблюдением всех требований закона. Дело серьезное, поэтому имеет смысл привлечь для этого специалиста соответствующего профиля.
Контроль работы бухгалтера
Одним из принципов бухгалтерского учета является контроль. Но, к сожалению, бухгалтеры тоже бывают недобросовестными. Поэтому, вместо выполнения своих прямых функциональных обязанностей, они сами воруют. Ввиду чего необходимо вести контроль работы бухгалтера.
Как могут воровать бухгалтеры
1. Бухгалтер, подписывающий платежные поручения, может переводить денежные средства на аффилированные счета. То есть на собственный счет в банке или на счет фирмы своих знакомых, а потом подписывать накладные и акты сверки, что долгов нет. В моей практике это случалось, когда к нам обращались клиенты, у которых бухгалтер воровал таким простым способом. Все из-за отсутствия элементарного контроля.
Даже простые учетчики, ведущие расчет заработной платы сотрудников, могут начислять з/п в ущерб компании. Например, начислять ее уволенным сотрудникам либо создавать «мертвые души». К нам обратился клиент с целью провести инициативный аудит, по результатам которого помимо прочих нарушений было выявлено две «мертвых души», которые несколько месяцев получали зарплату в организации.
2. Нецелесообразное использование денежных средств, выданных подотчетным лицам, – это излюбленная и самая простая махинация. В таком случае кассир или бухгалтер выдает деньги сотруднику, с которым он состоит в сговоре, а затем списывает их по «левым» документам и по документам, которые «настоящие», но не относятся к деятельности компании. Без главбуха такое сложно провернуть.
3. Бывает, что главбух переплачивает налоги, что обусловлено не столько его недобросовестностью, сколько некомпетентностью. Потому что он просто не может правильно рассчитать налоговые обязательства и не знает, как пользоваться налоговыми льготами и способами снижения налогов.
4. Главбух, имеющий доступ ко всем данным бухгалтерского учета, может продавать информацию конкурентам. Либо украсть всю базу и затем шантажировать работодателя. Причем не только продажей информации, но и необходимостью восстановления информации. Особенно в том случае, если контроль работы бухгалтера ранее не проводился, и никто просто не знает, что творится в учете. На практике такое достаточно часто встречается, особенно в малом бизнесе, когда предприниматель даже не понимает всю ценность базы бухгалтерских данных. Как же контролировать бухгалтера?
Контроль работы бухгалтера
1. Обязательно контролируйте перевод денежных средств. Для чего, во-первых, подписывайте платежные поручения сами. Потому что это позволит вам следить за движением денежных средств в моменте. Во-вторых, попросите бухгалтера составлять еженедельный план платежей. Чтобы у вас был утвержденный документ, с которым вы сможете сверять текущие переводы.
2. Контроль работы бухгалтера – это, прежде всего, контроль документооборота. Поэтому обязательно необходимо утвердить регламент сдачи накладных, актов и счетов-фактур вашими сотрудниками в бухгалтерию. Что значительно сократит возможности бухгалтерии подписывать документы задним числом и закроет возможности бухгалтеру жаловаться на недостаток документов и прикрывать свой непрофессионализм.
3. Обязательно берите акты сверки с основными поставщиками и налоговой. Чтобы бухгалтеры знали, что их контролируют. И подписывайте акты сверки сами. Поскольку в таком случае вы будете получать информацию не только от своих сотрудников, но и от представителей других компаний и налоговой службы. А это сильно ограничит возможность вводить вас в заблуждение.
4. Разделите бухгалтерский и управленческий учет. И поручите их вести разным людям. В идеале бухгалтерским учетом должна заниматься бухгалтерия, а управленческим – экономический отдел. К тому же можно нанять еще и аудитора, который будет сверять деятельность как тех, так и других. Но даже если вы не можете выделить отдельную должность под аудитора, всегда можно прибегнуть к услугам аудиторских контор.
5. Доступ к базе бухгалтерского учета должен быть только у программиста. Бухгалтеры должны иметь доступ исключительно на введение информации. А базу данных следует хранить на сервере с ограниченным доступом. Необходимо четко разграничить права доступа на внесение, редактирование, удаление
